Площадка RoofTop

Задачи:
Самой первой задачей стало – создание и запуск корпоративного портала Битрикс24. После этого последовали следующие задачи. Необходимо было настроить приток лидов в портал из социальных сетей (ВКонтакте, Facebook и WhatsApp). Поскольку основным каналом коммуникации является почта, нужно было выстроить работу почтового модуля согласно требованиям клиента, а также интегрировать IP телефонию для удобной работы с входящими и исходящими звонками. Также задача была поставлена в шаблонах документов. Нужно было загрузить все шаблоны в базу Битрикс24 для удобного формирования и отправки документов клиентам. В работе клиента используется несколько аккаунтов Avito, чтобы не пропускать сообщения нужно было привязать все аккаунты к CRM. Компания параллельно вела работу в AmoCRM, тем самым потребовалось мигрировать из одной системы в другую, а также сохранить в базе знаний контакты клиентов и ранее созданные сделки с сохранением всей истории общения. Клиент также запросил настройку роботов для обработки лидов и сделок, автоматизацию бизнес-процессов. Появилась другая проблема, руководители не могли точно знать, когда сотрудник начинает рабочий день, уходит на перерыв и какие задачи выполняет за день. Тем самым, нам предстояла задача настроить для руководителей инструменты для контроля задач по отделам и конкретным сотрудникам, интегрировать модуль с рабочим временем и отправкой отчета за день. И последним моментом стало то, что сайт у компании находился на платформе Tilda. Для того, чтобы сайт и портал были связаны, необходимо было сделать интеграцию.

Настройка ЭВМ Битрикс24
Мы создали корпоративный портал Битрикс24 Облачная версия, на котором активировали ключ и запустили процесс работы лицензии. Портал клиента расположили на сервере самого Битрикс24. Сделали базовую настройку для работы и перешли к основным задачам.

Интеграция с социальными сетями: ВКонтакте, WhatsApp, Facebook
Настройку ВКонтакте и Facebook делали напрямую из Битрикс24 через раздел «Открытые линии». Клиент оставил заявку, и она сразу же подтянулась в Битрикс24. Дальше с клиентом работает менеджер, не переходя в основное приложение ВКонтакте и Facebook. Для интеграции WhatsApp с Битрикс24 мы использовали стороннее приложение Wazzup. Подключили каналы к номерам, распределили их по менеджерам и руководителям. В контакт-центре Битрикс24 поставили очереди по ответственным менеджерам, т.е. когда клиент пишет автоответчик предупреждает о том, что скоро ему ответят и через короткое время менеджер связывается с клиентом.

Интеграция с электронной почтой, IP телефонией
Мы разработали почтовый модуль и через удаленное подключение к клиенту сделали авторизацию почты с Битрикс24. В целях безопасности все доступы остаются у клиента. В таком случае клиенту не придется искать информацию по конкретным сделкам, в каждой сделке будут хранится только те письма, которые напрямую связаны с ней. Для интеграции IP телефонии мы использовали разработанный для Битрикс24 программный модуль, который обеспечивает перенаправление звонков из корпоративного портала на телефонную станцию. Система позволяет проводить исходящие звонки через АТС и перенаправлять входящие.

Интеграция шаблонов документов
В документах Word занесли модификаторы и значения полей сделки. После этого шаблоны загрузили в базу Битрикс24 и затем документ можно самостоятельно сформировать и отправить клиенту на согласование.

Интеграция с Avito
Битрикс24 предлагает для организации работы штатный модуль Avito. Он подключен во всех тарифах. Через авторизованных пользователей интегрировали открытые линии Avito, настроили очередь ответственных менеджеров и реализовали автоматизацию по автоответам.

Интеграция с AmoCRM: перенос сделок и контактов
Перенос AmoCRM делали с помощью приложения «Мигратор AmoCRM». Мы запустили перенос в фоне, отдел продаж продолжил работать в AmoCRM. Параллельно с началом переноса мы фиксировали изменения в сделках, контактах, компаниях, задачах и пользователей в промежуточной базе данных. После окончания базового переноса мы перенесли накопившиеся изменения и продолжили делать это до прекращения процесса. Т.е. у нас 2 параллельных аккаунта с синхронизированными данными: AmoCRM и Битрикс24. Затем мы проверили корректность данных, и перенесли в корпоративный портал средства коммуникации: почта, телефония, мессенджеры, заявки с сайтов и так далее. Когда убедились, что все переехало в Битрикс24, отключили интеграцию.

Перенос роботов и бизнес-логики
Роботов необходимо было настроить с нуля. Для этого мы выбрали стадии, на которые нужно было запустить роботов и добавили их. Тем самым построили роботов на распределение лидов и сделок, подключили utm метки. По изменению этапов сделки роботы также присутствовали. На одной из стадий настроили бизнес-процесс, т.к. необходимо было настроить задержку по многофункциональным условиям и изменениям полей.

Разработка отчетов для руководителей
Создали шаблон отчета и определили информацию, которую в нем нужно отразить. Сформировали основные информационные колонки отчета для руководителей, где они могут увидеть, когда их подчиненные уходят на перерыв, начинают и заканчивают рабочий день. Затем перенесли и адаптировали макет отчета в Битрикс24.

Интеграция с Tilda
Интеграция происходила напрямую в Tilda с помощью вебхука через форму. Через настройки Битрикс24 и Tilda синхронизируем две площадки. После чего клиент заполняет форму на сайте и эти данные приходят в портал. Менеджер может дальше работать с клиентом из Битрикс24.

Результаты:
Объединили все коммуникации в одном окне: почта, мессенджеры, чат Битрикс24, группы, задачи, документы и мобильное приложение. Для работы в системе достаточно подключится через браузер. Нам удалось быстро и качественно настроить приток лидов в Битрикс24 из социальных сетей, мессенджеров, телефонии и почты. Источников много, но сотрудникам не нужно держать кучу открытых вкладок – новый лид будет автоматически создан в CRM, как только клиент оставит заявку в удобном ему средстве связи. Выгода – экономия времени менеджеров, т.к. заявки теперь создаются не вручную, а сразу попадают на портал и далее следуют по стадиям воронки, заявки не теряются и вовремя обрабатываются. Благодаря шаблонам документов в Битрикс24 работа стала удобной и гибкой, тем самым больше упростит жизнь сотрудникам компании, уменьшит количество действий, которые они совершают вручную. Перенос AmoCRM помог менеджерам сразу перейти к работе активных сделок, в том числе звонить по IP телефонии. Сотрудники стали быстрее обрабатывать запросы клиентов. А также плюсы для руководителей, благодаря разработке отчетов они стали получать информацию об активности компании и продуктивности сотрудников. Эти данные позволят исправить недочёты в управлении персоналом, разработать более эффективную систему постановки задач и их распределения между сотрудниками.

Отзыв о проделанной работе:
Проделана хорошая работа по автоматизации и распределению лидов. Все заявки имели свои источники, в результате их стало проще фиксировать.