Транспортно-экспедиционная компания ТК BTR

Задачи:
Каждая компания сталкивается с необходимостью распределения зон ответственности и доступа к данным для своих сотрудников. Первым необходимо было настроить разный доступ для логистов и руководителей к информации о сделках и клиентах. С помощью воронок продаж нужно было сделать прозрачным каждый этап работы и увеличить эффективность компании. Также было важно контролировать работу логистов на всех этапах сделки. Тем самым необходимо было установить дедлайн для каждого этапа сделки и автоматизировать контроль за его выполнением с помощью стандартных инструментов Битрикс24. Во время работы со сделкой на каком-то из этапов требуется создать документ или счет. Для этого нужно было настроить роботов так, чтобы во время определенных этапов сделки документы автоматически генерировались. А также, чтобы документ автоматически отправлялся клиенту, а его копия сохранялась на диске Битрикс24. Карточка сущности в CRM – это важный инструмент для структурирования и хранения данных о клиентах, сделках и компаниях. Тем самым нужно было сделать настройку карточки для упрощения работы логиста. Для анализа данных из CRM необходимо было настроить отчеты по лидам и сделкам, чтобы руководитель видел, сколько времени уходит на обработку данных у логиста. После всей настройки портала нужно было сделать перенос данных с AmoCRM в Битрикс24.

Настройка прав доступа
Мы сделали структуру компании и распределили сотрудников по иерархии и отделам. Затем создали роли и определили права для каждой роли. После того, как роли настроены, стали назначать их сотрудникам.

Настройка воронок продаж
Перед настройкой автоматизации процесса продаж, мы составили описание всего процесса – сделали модель. Это необходимо для корректной работы бизнес-процесса. Настроили интерфейс «Канбан» в Битрикс24 и прописали все стадии воронки, по которым обязательно должны проходить сначала лид, затем сделка. У клиента используются 3 воронки для ведения логистики. Для каждой сущности настроили свои стадии. Первая воронка отвечает за заказчика, вторая – за перевозчика, а третья – за взаиморасчеты.

Настройка автоматической смены стадии сделок
Задачу решали с помощью роботов – стандартного инструмента в Битрикс24. Первым добавили стадии сделки в настройках CRM. Затем создали и настроили роботов по заданному алгоритму для стадии. В окне уведомлений написали необходимый текст, который отправляется руководителю. Чтобы он сразу увидел, какой логист просрочил задачу. В конце сообщения указали ответственного за сделку и когда должен сработать робот.

Автоматическая генерация документов
Чтобы полностью сгенерировать уникальный документ, мы сделали готовый файл в формате Word, в котором прописали специальные команды в нужных полях, чтобы при генерации в них подставлялись данные. Чтобы наш шаблон стал доступен, мы проставили права в настройках. В итоге при завершении сделки документы автоматически генерируются с печатью и подписью и отправляются клиенту, а их копии сохраняются на диске в Битрикс24.

Настройка карточек CRM
Первым делом мы создали новый шаблон карточки и приступили к ее настройке. В настройках сделали параметр, который определяет обязательство заполнения поля, при нарушении которого невозможно будет завершить действие. Также настроили вид отображения карточки для каждого сотрудника под собственные потребности, что позволяет организовать подачу информации в удобном формате.

Результаты:
Права доступа помогли сотрудникам иметь доступ только к тем разделам, с которыми он работает и которые ему необходимы. Автоматизация продаж и использование воронок лидов/сделок в CRM значительно упростило и систематизировало работу всей компании. Каждый этап работы соответствует своей стадии, а встречи и звонки четко распланированы. Обработка лидов и сделок логистами стала прозрачной и понятной. С помощью роботов появилась возможность отслеживать работу логистов и не пропускать сделки. Возможности собственной карточки позволяют обрабатывать большой поток информации в одном окне, что значительно снижает нагрузку на логистов и ускоряет процесс работы с клиентами. Благодаря конструктору отчетов руководитель может видеть сколько времени уходит у логиста на обработку, а также оценить эффективность работы отдела продаж. После перехода с AmoCRM в Битрикс24 у компании появились совершенно новые инструменты для организации офисной работы, документооборота, контроля за эффективностью работы сотрудников.

Отзыв о проделанной работе:
Внедрение было оценено как эффективное ведение работы логистов и активная коммуникация между заказчиком и логистом.