Не обменялись оригиналами договора

По статье 161 ГК РФ компании заключают сделки в простой письменной форме.
При этом бумажный экземпляр договора нужен если сделка подлежит нотариальному заверению или государственной регистрации (к примеру, сделки с недвижимостью).

В остальных случаях организации могут обменяться подписанными сканами по электронной почте или факсу — закон этого не запрещает.
Но если в дальнейшем не обменяться оригиналами, могут возникнуть проблемы при спорах с контрагентами. Пока всё хорошо, о договоре никто не вспоминает. Но как только начнутся разборки, поднимают договор и смотрят, что там написано. И упираются в то, что оригиналов нет. Одна из сторон в суде может заявить, что согласовывали не эту версию договора. Договор могут признать недействительным и это сильно затруднит дело, ведь суд будет исходить из второстепенных признаков, подтверждающих действия сторон, а не из первоначальных условий договора.

Эту проблему можно избежать, если прописать в договоре, что между сторонами допускается обмен документами по электронной почте, переписка по эл. почте имеет силу простой электронной подписи и равнозначна бумажным документам с личными подписями сторон.
Укажите в реквизитах электронные адреса сторон и обменивайтесь сканами документов только с этих адресов.

Ещё лучше получить электронную подпись и подписывать договор ЭЦП. Данный документ, подписанный ЭЦП обеими сторонами, признается равнозначным бумажному договору с печатью. Это тоже нужно зафиксировать договоре.

Не проверили полномочия того, кто подписывает договор

Не любой сотрудник компании и более того не любой из её руководителей имеет право заключать договоры от её имени.
Заключать договоры может:

Лицо, имеющее право действовать без доверенности. Такой человек указан в выписке из ЕГРЮЛ, в разделе, который называется «Сведения о лице, имеющем право действовать без доверенности от имени юридического лица». Сформировать такую выписку на контрагента можно в сервисе на сайте ФНС. Это бесплатно и делается моментально.
Человек, у которого есть доверенность от компании на совершение сделок. В этом случае в шапке договора будет указано, что договор заключает компания в лице такого-то, действующего на основании доверенности с такими-то реквизитами. Главное не забудьте запросить оригинал или заверенную копию самой доверенности и убедитесь, что срок её действия не истёк.

Проконтролируйте, чтобы в конце договора стояла подпись именно того человека, который указан в шапке.
Если договор заключит человек без полномочий, организация может отказаться от его исполнения.

В договоре нет конкретики

Неопытные предприниматели заключают договор просто для того чтобы был, не заботясь о его содержании. А как только возникают проблемы поднимают договор и вдруг понимают, что там толком и нет ничего, чтобы требовать это от контрагента. На словах договорились, а в договоре не зафиксировали, взяли типовой и на этом успокоились.

Чтобы не столкнуться с проблемами в будущем, в договоре максимально подробно и доступным языком нужно прописать, о чем вы договорились с контрагентом: что покупаете, в чём заключается услуга, сколько стоит, какое количество, в какие сроки и т.п. Если это товар, то какие у него характеристики, можно сослаться на ГОСТы, чтобы подробно не прописывать требования к качеству. Если услуга или работы — в чем они заключаются. Если аренда — что именно арендуется и с какой целью.

Есть такое понятие, как существенные условия договора, без которых договор будет признан незаключённым. Они могут различаться в зависимости от вида договора, но вы точно не ошибётесь, если достаточно подробно пропишете в договоре все, о чем договоритесь. И главное помните — то, о чём не написано в договоре и его приложениях, требовать от контрагента вы не сможете.

Не приложили к договору спецификации и другие приложения

Не всегда все подробности прописывают в самом договоре. Часто вся конкретика содержится в спецификациях и приложениях. Но бывает такое, что сам договор заключили, а приложения так и не оформили. В этом случае будет то же самое, что и в предыдущем пункте — требовать от контрагента будет нечего.

Вовремя оформляйте все приложения, подписывайте и прикладывайте их к договору. В договоре укажите, что приложения и спецификации — это неотъемлемая часть договора.

Не предусмотрели форс-мажор

До пандемии коронавируса на данный пункт не обращали должного внимания. Считалось, что вероятность стихийных бедствий и прочих неприятностей равна нулю. А когда начались ограничения, тем, у кого в договорах были прописаны форс-мажорные обстоятельства, было легче решить проблемы и избежать санкций.

Поэтому, всегда нужно прописывать в договоре обстоятельства непреодолимой силы, которые освобождают от ответственности.

Не внесли ясность с НДС

Если продавец товара или услуг — плательщик НДС, то он должен с полученных от покупателя денег заплатить НДС.
Проблем нет, в том случае если в договоре четко прописано, сколько стоит товар или услуга, и какая сумма НДС. Покупатель четко знает, сколько он должен в итоге заплатить.

А вот если не обратить внимание и не прописать данный момент, а указать только общую цену товара становится непонятным — это уже с НДС или НДС еще нужно заплатить сверху.

Повезёт если контрагенты смогут полюбовно договориться, в противном случае придется судиться, а уже суд в индивидуальном порядке будет решать, кто прав. Если продавец применяет спецрежим и не платит НДС, это тоже нужно указать в договоре.

Не проверили контрагента

Заключать договоры вслепую, без досье на контрагента — непозволительная роскошь.

Проблемы могут возникнуть со стороны налоговой инспекции и банков. Если контрагент сомнительный, то налоговики будут сомневаться в реальности сделок и снимать вычеты по НДС. В свою очередь банки могут приостанавливать операции по счетам согласно «антиотмывочному» закону 115-ФЗ.

Помимо того, если не проверить надёжность и платежеспособность контрагента, можно получить зависшую дебиторскую задолженность и судебные разбирательства.

Не уточнили, кто платит за доставку, упаковку, возврат тары и т.д.

Все расходы, которые могут возникнуть в процессе исполнения договора, нужно рассчитывать заранее. Если вы не договоритесь об этих моментах в начале, то устанавливать кто прав или неправ будет суд исходя из конкретных обстоятельств, а это потеря времени и денег.

Заключение

Это все популярные ошибки, но далеко не все подводные камни, с которыми можно столкнуться. В зависимости от вида договора могут быть и другие опасные места.
Самая главная ошибка при заключении договора вытекает из всего вышесказанного — это отношение к договору как к формальности. В случае если речь идёт о крупной сделке, а у вас нет грамотного штатного юриста — не пожалейте времени и денег на консультацию юриста. Особенно если контрагент предлагает подписать уже разработанный им договор. Нельзя исключать, что он безопасен только для контрагента, а для вас несёт большие риски.