Компании, которые обучают сотрудников за свой счёт, имеют право заключить с ними ученический договор. Это подстрахует их от того, что сотрудник выучился и уволился, а также поможет частично сэкономить на страховых взносах. Расскажем об особенностях ученического договора с сотрудником.

Что такое ученический договор

Ученический договор — это соглашение между организацией и учеником на получение образования. Согласно договору ученик получает новые знания, умения и навыки, а взамен отрабатывает у этого работодателя определенное количество времени.
Договор на обучение может заключать только организация. В ст. 198 ТК РФ используется именно понятие «юридическое лицо» , а не «работодатель». Поэтому, ИП такие договоры заключать не могут.
Ученический договор не является ни трудовым, ни гражданско-правовым договором. Это особая разновидность договоров, которые регулируются нормами трудового права.
Учениками могут быть как сотрудники компании, так и соискатели. От того, с кем организация заключила договор, меняется текст и формат договора.

Договор с сотрудником

Работодатель оформляет ученический договор с работником в том случае, если нужно переподготовить кадры, повысить квалификацию или получить новую специальность.

Особенности ученического договора с сотрудником:

- его можно заключить без отрыва или с отрывом от работы;
- условия обучения должны быть согласованы с условиями работы — режим, время обучения, должностные обязанности и прочее;
- обучать сотрудника можно только в учреждениях, имеющих лицензию на оказание образовательных услуг.

Договор с соискателем

Работодатель имеет право оформить ученический договор с лицом, ищущим работу. Иными словами с человеком, которого еще не взяли в штат, а с соискателем.
Такой договор может стать альтернативой испытательному сроку. Соискатель во время ученичества получает вместо зарплаты стипендию, а она в свою очередь не облагается страховыми взносами.

Особенности ученического договора с соискателем:

- работодатель оформляет его как отдельный документ;
- организация вправе самостоятельно учить соискателя;
- так как соискатель ещё не работник организации, в период действия ученического договора его нельзя направить в командировку и привлечь к выполнению сверхурочных работ;
- если соискатель прошёл обучение и был принят на работу, то уже испытательный срок по трудовому договору устанавливать нельзя.

Ученический договор с иностранцем

Работодатель вправе заключить ученический договор с иностранцем. Даже если он не будет являться сотрудником организации и у него отсутствует патент или разрешение на работу. Трудовая деятельность в России возникает на основе трудового договора или гражданско-правового договора.
Ученический договор нацелен на обучение, в том числе с возможностью дальнейшего трудоустройства. Сам по себе такой договор не приводит к тому, что возникают трудовые отношения (гл. 32 ТК). Разрешение на работу или патент требуется иностранцу для трудовой деятельности (п. 4 ст. 13 Закона от 25.07.2002 № 115-ФЗ).

Как оформить ученический договор

Ученический договор заключают в письменной форме в двух экземплярах и подписывают каждым из участников. Один остаётся у работодателя, другой — у ученика. Единой формы договора не существует, поэтому можно самостоятельно установить условия в соответствии с нормами трудового и гражданского права.

Содержание договора:

- Наименования сторон — название организации и ФИО ученика;
- Квалификация, которую получит сотрудник или соискатель после обучения;
- Обязанность работодателя — обеспечить работнику возможность обучения в соответствии с ученическим договором;
- Обязанность ученика — успешно отучиться и отработать по трудовому договору в организации срок, который указан в договоре;
- Срок действия договора устанавливается такой, который необходим для получения нужной квалификации. Если же ученик заболел или находится на военных сборах, действие договора продлевается. Любые изменения можно внести только по соглашению сторон (ст. 201 ТК РФ);
- Формы обучения. Это может быть индивидуальное, бригадное или курсовое обучение. Ученики могут посещать семинары, тренинги, курсы или их могут просто прикрепить к опытному наставнику;
- Время обучения. По общему правилу время обучения и работы в общей сложности не должно превышать 40 часов в неделю (ст. 91, 203 ТК). Однако, если сотрудник или соискатель — инвалид 1 и 2 группы или в возрасте от 16 до 18 лет, время обучения и работы не может превышать 35 часов. Если ученику не исполнилось полных 16 лет, время снижается до 24 часов в неделю (ст. 92 ТК РФ);
- Командировка и сверхурочные работы. Ни сотрудника, ни соискателя нельзя отправить в командировку, если она не связана с учёбой или привлекать к выполнению сверхурочных работ (ст. 203 ТК РФ);
- Размер оплаты за время обучения. В период ученичества соискателям и сотрудникам выплачивается стипендия. Её размер определяется ученическим договором и зависит от получаемой квалификации. Однако она не может быть меньше одного МРОТ. В 2020 году — 12 130 рублей. Если в процессе учёбы присутствуют практические занятия, они оплачиваются по расценкам, установленным в организации. При совмещении сотрудником учёбы и работы на условиях неполного рабочего времени, то он получит стипендию и заработную плату за фактически отработанное время;
- Компенсация за обучение при увольнении. Ученический договор — страховка организации от опасности потратить деньги впустую. Чтобы этого не произошло, организации нужно включить в договор пункт об обязанности ученика отработать определенное количество времени в организации или компенсировать затраты на своё обучение.
- Кроме обязательных условий в ученический договор можно включить дополнительные. Например, расписание уроков, практических занятий, дату сдачи экзаменов и т.д.

Главное, чтобы дополнительные условия не противоречили трудовому Кодексу РФ, иначе договор признают недействующим.

Налогообложение ученического договора

Зарплатные налоги

Страховыми взносами облагаются только выплаты по трудовым договорам, а также по гражданско-правовым на выполнение работ и оказание услуг (подп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ). Ученический договор не является ни трудовым, ни гражданско-правовым, в связи с этим на стипендию не надо начислять страховые взносы.
А вот НДФЛ такие выплаты облагаются в общем порядке — по ставке 13% или 30% (п. п. 1, 3 ст. 224, п. п. 1, 2, 4 ст. 226 НК РФ, Письма Минфина России от 10.11.2015 N 03-04-06/64548, от 27.05.2014 N 03-04-05/25247).

Налог на прибыль

Затраты, связанные с ученическим договором, включаются в состав расходов.
Стипендию и оплату практических занятий можно отнести к расходам на оплату труда (п.19 и п.25 ст. 255 НК РФ).
Если ученический договор заключили с соискателем, то стипендию и оплату практических занятий включают в состав других расходов, связанных с производством и реализацией (п.49 п.1 ст.264 НК РФ). Расходы по обучению соискателя можно отнести к расходам в том случае, если он принят в штат и с ним заключили трудовой договор. Если с соискателем не заключают трудовой договор по окончании обучения, то расходы нельзя учесть в составе расходов по налогу на прибыль.

Риски ученического договора

Инспекторы при проверке или суд могут признать ученический договор трудовым.

Чтобы такого не случилось, нужно:

- прописать в трудовом или коллективном договоре пункт о том, что работники имеют право получать дополнительное образование или повышать квалификацию; разработать локальные акты, то есть положение и - регламент об обучении сотрудников и соискателей. Указать в них цели и порядок обучения, учебные программы, вопросы по оценке результатов учёбы и прочее;
- организовать процесс. Если учится сотрудник, то найти и подписать договор с образовательными организациями с лицензией. Если соискатель, то организовать обучение собственными силами работодателя;
- при подписании ученического договора с соискателем, организации нельзя издавать приказ о приеме на работу и открывать трудовую книжку. Это можно сделать только после окончания учёбы;
- если сотрудник или соискатель будут выполнять практические задания, то их объем и характер должен отличаться от той же работы, которую производят штатные работники;
- срок обучения не может превышать 6 месяцев. Максимум — 12 для особо сложных профессий. Их перечень утверждает Министерство образования РФ.

Санкции

За нарушение правил заключения ученического договора компании может грозить административная ответственность (ч. 1 и 4 ст. 5.27 КоАП РФ).
Трудовая инспекция имеет право оштрафовать организацию — на сумму от 30 000 до 50 000 рублей, а также руководителя на сумму от 1 000 до 5 000 рублей.
При повторном нарушении организацию оштрафуют на 50 000-70 000 руб, а руководителя — на сумму от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалифицируют на срок от одного года до трех лет.